La procédure de demande d’aide pour les Fonds sociaux dans l’enseignement privé se faisait à travers de formulaires papier que les familles récupéraient dans les établissements scolaires et qu’elles les retournaient ensuite. Les dossiers, d’une dizaine de pages, passaient par les assistantes sociales, les chef.fes d’établissement, puis par le rectorat pour son traitement par une gestionnaire de la Division de l’Enseignement Privé. Chaque dossier était revu par une commission et, pour finir, la DEP envoyait une notification aux familles et aux établissements scolaires.

Le besoin premier exprimé par la DEP était d’automatiser la procédure. Le Lab a proposé à l’équipe projet de la DEP de travailler sur la simplification et la dématérialisation du formulaire et du traitement des dossiers.

Cette dématérialisation à travers démarches-simplifiées.fr permet de recevoir et traiter les dossiers avec un seul outil et d’automatiser la production des notifications tout en économisant du temps pour chacun des acteurs.

Pour arriver à ce résultat, l’expérimentation s’est déroulée en plusieurs phases : Expression des besoins > Réunion de cadrage > Première phase de test > COPIL > 2ème phase de test > Recueil des retours d’expérience > Réajustement > 3ème phase de test > COPIL avant le déploiement. Elle aura duré près de 6 mois.

Principaux indicateurs :

• Une augmentation de 40% du nombre de dossiers déposés, indiquant une meilleure communication et un plus grand engagement.
• Une diminution de 80% du temps de traitement des dossiers, suggérant une meilleure efficacité opérationnelle dont un traitement plus rapide.
• Un taux de satisfaction usager en hausse, passant de 20% à 85%, démontrant une meilleure perception de l’outil par les utilisateurs.

L'analyse de l'impact mesuré révèle que la dématérialisation de la demande d’aide sur les fonds sociaux dans l’enseignement privé, via démarches simplifiées a réussi à répondre aux besoins des utilisateurs de manière plus efficace, ce qui a conduit à une augmentation de l'engagement et de la satisfaction des utilisateurs.

Les résultats obtenus confirment l'efficacité du processus de test dans la résolution des problèmes rencontrés par les usagers et dans la création de cette solution centrée sur les utilisateurs.

Cette expérimentation sera bientôt déployée dans tous les établissements du privé et publics très prochainement avec l’appui déterminant des équipes de direction et des assistantes sociales..

Merci à la DEP (mention spéciale pour Lucie !), aux chefs.ffes d’établissement et aux familles pour leur implication !